Útmutató a NAIH ajánlása alapján
Mindenkinek joga van tudni, ki, hol, mikor, milyen célra használja fel az ő személyes adatát
Ezen alkotmányos követelmény az adatkezelés megkezdése előtt az előzetes tájékoztatáson keresztül érvényesülhet.
Az érintettek a megfelelő tájékoztatáson keresztül ismerhetik meg a személyes adataikra vonatkozó adatkezelést, illetve ezáltal érvényesülhet az információs önrendelkezési joguk.
Az előzetes tájékoztatásra vonatkozó követelményeket a jogalkotó az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 20. §- ában fogalmazta meg.
A jogalkotó alapvetően azt írja elő az adatkezelőknek, hogy az adatok kezelésével kapcsolatos minden tényről nyújtsanak tájékoztatást, külön-külön.
A Hatóság tapasztalta, hogy az adatkezelési tájékoztatók sok esetben nem felelnek meg az alapvető alkotmányos követelménynek, és a magánszemélyek annak alapján nem tudják felismerni azt, hogy az adott adatkezelés milyen hatással van az információs önrendelkezési jogukra.
A tájékoztatás megadása történhet írásban – különféle levelekben, nyomtatványokon, szabályzatokban, akár szóban is. Az adatkezelőnek igazolnia kell a tájékoztatás megtörténtét, így – egyes kivételektől eltekintve - az írásbeli, dokumentált tájékoztatási forma a főszabály.
Minthogy a tájékoztatást mindig az adott adatkezelésre jellemző sajátosságok szerint kell kialakítani, így a szerteágazó célú és különböző jogalapú adatkezelések esetében egy tipikus formaszöveget nem lehet meghatározni.
Az előzetes tájékoztatás minőségével és elérhetőségével összefüggő követelmények
A tájékoztatás közérthetőségének biztosítása
-
Nem fogadható el az a gyakorlat, amennyiben az adatkezelő pusztán szó szerint megismétli a jogszabályok szövegét.
-
Egy adatkezelési tájékoztató megfogalmazása során nem annak van jelentősége, hogy az adatkezelő ismeri-e az adatvédelem alapelveit, hanem arról kell tájékoztatást nyújtania, hogy az adatkezelése során ténylegesen hogyan is érvényesülnek az alapelvek.
A tájékoztató olvashatósága, áttekinthetősége
-
A tájékoztatónak strukturáltnak, könnyen áttekinthetőnek kell lenni.
-
A megfelelő tördelés kiemelt jelentőségű.
-
Emellett – megfelelő betűméret alkalmazásával – biztosítania kell a szöveg olvashatóságát.
A tájékoztató igazodjon az érintettek köréhez
-
Amennyiben az adatkezelés kiterjed külföldi állampolgárok személyes adataira (például egy hostel vendégkönyve, külföldieknek szóló pályázat), az adatkezelőnek biztosítania kell azt, hogy az adatkezelési tájékoztató legalább angol nyelven elérhető legyen.
A tájékoztató nem jognyilatkozat.
A tájékoztató ismertesse az adatkezelő egyedi adatkezelését
-
Az előzetes tájékoztatás akkor valósul meg, ha a szabályzat tartalmazza az adott szervezetre, cégre vonatkozó saját adatkezelési előírásokat.
A tájékoztató rendelkezésre állása, elérhetősége
-
Az adatkezelési tájékoztatónak a személyes adatok felvételekor az érintettek számára rendelkezésre kell állnia.
A törvényi előírásoknak megfelelő szabályzat kötelező elemei
-
Az adatkezelő megnevezése, elérhetősége
-
Az adatkezelés célja
-
Az adatkezelés jogalapja
-
A kezelt adatok köre
-
Az adatkezelés időtartama
-
Adatfeldolgozó igénybevételéről szóló tájékoztatás
-
Az adatok megismerésére jogosult személyek köre
-
Adatbiztonsági intézkedésekről szóló tájékoztatás
-
Az adatkezelésről szóló tájékoztatás
-
Az érintettek jogai és jogérvényesítési lehetőségei
-
Az érintettek köre
A kifejtett szempontok alapján tekintsék át meglévő adatvédelmi és adatbiztonsági tájékoztatójukat, vegyék figyelembe az Önök által végzett adatkezelések sajátosságait, és szükség szerint végezzék el azokat a módosításokat, mellyel a tájékoztatási kötelezettségnek megfelelően eleget tesznek!
Kérés esetén professzionális segítséget nyújtunk.
